TAKLIMAT PENGENALAN & PANDUAN PENYEDIAAN DESKRIPSI TUGAS SEKTOR AWAM BAHAGIAN PEMBANGUNAN ORGANISASI JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

OBJEKTIF BENGKEL 1 2 Memahami kepentingan deskripsi tugas dalam pengurusan sumber manusia Mempelajari kaedah penulisan deskripsi tugas 3 Menyediakan dokumen deskripsi tugas 2

SKOP BENGKEL 1 2 3 4 PENGENALAN KEPENTINGAN DEFINISI & KONSEP JD FASA PENYEDIAAN PROSES PENULISAN KOMPONEN JD DOKUMEN RUJUKAN TATACARA PENULISAN JD SOALAN LAZIM 5 6 7 8 9 3

SEPINTAS LALU Objektif Jabatan Objektif Bahagian Senarai Tugas Harian Carta Organisasi Kedudukan pegawai Carta Alir Kerja Carta Organisasi Jabatan Proses Kerja Peraturan-peraturan pentadbiran Senarai Jawatankuasa yang dianggotai Senarai Undang-undang/Peraturan Senarai Semak Norma kerja Senarai borang yang digunakan TIDAK MENERANGKAN PEWUJUDAN SESUATU JAWATAN SECARA KHUSUS 4

CABARAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA Penempatan Mengikut Bidang Sempadan Dan Dimensi Tugas Agihan Beban Tugas Tahap Kompetensi Pegawai Perincian skop kerja Kesesuaian Bidang Kursus/ Latihan Kesesuaian Pengalaman Terhadap Sesuatu Bidang 5

KEPENTINGAN PELAKSANAAN JD PERANCANGAN & PENGURUSAN SUMBER MANUSIA Pemilihan, Pengambilan & Pelantikan PEMBANGUNAN ORGANISASI Penubuhan Agensi Baharu, Penstrukturan Semula & Pengukuhan Jawatan Penempatan, Pengisian, Pembangunan Latihan/ Kompetensi & Pelan Penggantian Penentuan Nisbah, Norma dan Model Perjawatan Dalam Bidang Tertentu Saraan & Kemudahan Pengukuran Produktiviti & KPI 6

JANGKAAN KEBERHASILAN Right Skill Right People Right Place Right Job Right Number Right Time Right Cost Hala Tuju Perkhidmatan Penjajaran Strategik Sumber Manusia Pencapaian Matlamat Perkhidmatan Awam 7

DEFINISI DESKRIPSI TUGAS merupakan dokumen yang menjelaskan tujuan pewujudan sesuatu jawatan dengan mengambil kira komponen akauntabiliti, dimensi dan kompetensi yang diperlukan bagi sesuatu jawatan dalam organisasi. A broad, GENERAL, and written STATEMENT of a specific job. It generally includes DUTIES, PURPOSE, RESPONSIBILITIES, SCOPE, and WORKING CONDITIONS of a job along with the JOB S TITLE, and the NAME OR DESIGNATION of the person to whom the EMPLOYEE REPORTS. (Business English Dictionary) 1 PEMBANGUNAN ORGANISASI 2 PERANCANGAN SUMBER MANUSIA Penubuhan Agensi Baru Pelantikan Penempatan Tujuan Pewujudan Jawatan Akauntabiliti Laluan Kerjaya Pembangunan Latihan 8

KONSEP DESKRIPSI TUGAS Pewujudan JAWATAN - capai matlamat organisasi Akauntabiliti JAWATAN - selari dengan matlamat organisasi Deskripsi Tugas - merujuk kepada JAWATAN bukan penyandang JAWATAN - unit asas dalam organisasi 9

KONSEP DESKRIPSI TUGAS 1 JAWATAN Bukan Penyandang 2 TIDAK Berkaitan PENYANDANG 3 Merujuk Kepada ORGANISASI 4 Berorientasikan HASIL 5 FAKTA Not Judgment 6 JELAS Dan MUDAH Difahami 7 Pencapaian Boleh DIUKUR 8 UNIK 9 DINAMIK 10

KONSEP DESKRIPSI TUGAS 1 2 Membantu dalam memperjelaskan hasil/output/outcome terpenting yang diperlukan daripada penyandang sesuatu jawatan Merupakan dokumen hidup perlu dikemas kini setiap kali terdapat perubahan kepada fungsi / tanggungjawab 3 Satu alat komunikasi yang memaklumkan di mana sempadan tugasan antara rakan sekerja / penyelia 12

SENARAI TUGAS vs DESKRIPSI TUGAS SENARAI TUGAS DESKRIPSI TUGAS 13

PERBANDINGAN SENARAI TUGAS & DESKRIPSI TUGAS SENARAI TUGAS (ST) DESKRIPSI TUGAS (JD) Menyenaraikan tugas dan tanggungjawab pegawai yang menyandang sesuatu jawatan Tugasan yang diarahkan dari semasa ke semasa Menerangkan Tujuan Pewujudan Jawatan yang disandang oleh pegawai Menghuraikan Akauntabiliti yang perlu dilaksanakan oleh pegawai yang menyandang jawatan berkenaan Menyenaraikan tugas utama bagi setiap akauntabiliti yang perlu dilaksanakan Menyenaraikan dimensi jawatan tersebut iaitu elemen yang boleh diukur bagi melihat kompleksiti sesuatu jawatan Mempunyai tempoh pengalaman penyandang yang relevan dengan gred/jawatan tersebut Menyatakan kelayakan akademik yang minimum yang diperlukan oleh jawatan tersebut Menyenaraikan kemahiran/kompetensi yang diperlukan bagi menyandang jawatan berkenaan. 14

Sesi Pemindahan Pengetahuan Bengkel Penulisan Penyediaan Dokumen Bengkel Semakan/ Pemurnian 15

FASA PENYEDIAAN JD AGENSI Permohonan PBO/TPBK Pertimbangan Kelulusan PRA KPP/PP Rundingan / Perbincangan Objektif bengkel Kumpulan Sasar Analisa struktur Model JD mengikut keperluan Agensi CO, CF, Senarai Tugas AGENSI Pelaksanaan bengkel penulisan & amali BPO Penceramah / Fasilitator Taklimat Pengenalan Konsep JD Panduan Penulisan Amali Pembentangan AGENSI SEMASA Sesi penulisan melalui Sistem JD Sesi Semakan & Penambahbaikan Kelulusan pihak pengurusan PASCA Profil Sumber Manusia untuk tujuan penempatan, pembangunan latihan & kerjaya AGENSI Analisa Data JD BPO Analisa Data JD Penstrukturan semula Pembentukan Model Perjawatan Penentuan Kompleksiti Jawatan 16

PROSES PENULISAN DESKRIPSI TUGAS 1 SIAPA? TOP 2 Kumpul Maklumat Jawatan PSM Kemaskini v i ii Draf Deskripsi Tugas PENYELIA BOTTOM iv Pengesahan iii Semakan PENYANDANG 17

PROSES PENYEDIAAN JD Interview Questionnaire Supervisor iii Job Analyst i Securing consensus Final Draft Interview Questionnaire Observation Employees ii Combine and reconcile data Tentative draft 18

KOMPONEN TAMBAHAN Pengenalpastian tugas Spesifikasi tugas Keadaan / persekitaran kerja Komponen Tambahan Yang Boleh Dipertimbangkan Ringkasan tugas Petunjuk Prestasi Utama Piawaian prestasi Bidang kuasa penyandang 19

KOMPONEN JD 20

KESILAPAN & AKIBAT PENYEDIAAN JD YANG LEMAH 1 2 3 4 5 6 Memperbesarkan / meremehkan kepentingan sesuatu tugas Menyenaraikan kelayakan yang tidak diperlukan oleh jawatan Memandang rendah kelayakan yang diperlukan untuk berjaya dalam tugas Deskripsi tugas luput / tidak lagi relevan kerana perubahan tugas Potensi menimbulkan masalah dalam pengambilan / pelantikan & pengekalan bakat Persepsi kurang tepat mengenai akauntabiliti & tanggungjawab sebenar 21

DOKUMEN RUJUKAN RMK, PELAN STRATEGIK MISI, VISI, OBJEKTIF, AKTA/ENAKMEN/MATLAMAT PENUBUHAN DASAR-DASAR DAN ARAHAN BERKAITAN FAIL MEJA CARTA FUNGSI WARAN PERJAWATAN 22

TUGAS UTAMA 4 5 DIMENSI AKAUNTABILITI 3 6 KELAYAKAN AKADEMIK 2 7 TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN KEMAHIRAN 8KOMPONEN UTAMA DESKRIPSI *1 8 MAKLUMAT UMUM TUGAS PENGALAMAN 24

KOMPONEN UTAMA JD MAKLUMAT UMUM 25

4-STATUS JAWATAN Status kepada sesuatu jawatan 6-SKIM PERKHIDMATAN Skim perkhidmatan bagi sesuatu jawatan yang disandang 5-HIRARKI Kedudukan jawatan di sesuatu agensi MAKLUMAT UMUM 7-KETUA PERKHIDMATAN Ketua sesuatu skim perkhidmatan atau mana-mana pegawai yang Ditentukan oleh KPPA sebagai Ketua Perkhidmatan 8-KEDUDUKAN JAWATAN Merujuk kepada no. butiran / Aktiviti/ sub-aktiviti/program/ Bekalan dalam WP/SKP 9-BIDANG/SUB-BIDANG Bidang tugas jawatan berkenaan 10-DISEDIAKAN OLEH Nama dan gelaran jawatan pegawai yang menyediakan JD 3-GRED JAWATAN Gred hakiki jawatan seperti dalam WP/SKP 2-RINGKASAN GELARAN JAWATAN Singkatan kepada nomenclature 1-GELARAN JAWATAN Panggilan atau nama yang diberi kepada jawatan 11-DISEMAK OLEH Nama dan gelaran jawatan penyelia kepada pegawai yang menyediakan JD 12-DILULUSKAN OLEH Nama dan gelaran jawatan Ketua Jabatan 13-TARIKH DOKUMEN Tarikh terkini JD dikemaskini Jabatan Perkhidmatan 26 Awam

KOMPONEN UTAMA JD TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN 27

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN 1 2 Satu ayat yang menerangkan secara ringkas: Jangkaan penghasilan Merangkumi keseluruhan akauntabiliti KATA PERBUATAN OBJEK HASIL Apakah tujuan sesuatu jawatan diwujudkan? Kepada siapa/apa? Apakah jangkaan penghasilan? 28

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Jawatan: KPSU Sumber Manusia KATA PERBUATAN OBJEK HASIL Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai Melaksanakan urusan pembangunan organisasi, pertukaran, penempatan, pengesahan lantikan dan elaun bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi yang ditetapkan dengan cekap untuk menjayakan dasar semasa negara 29

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Jawatan: PSU Sumber Manusia KATA PERBUATAN OBJEK HASIL Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai Membantu melaksanakan urusan pengesahan lantikan, elaun dan kemudahan bagi pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional di agensi bagi memastikan urusan tersebut teratur berdasarkan pekeliling-pekeliling semasa 30

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN SETIAUSAHA BAHAGIAN SEKSYEN SUMBER MANUSIA KETUA PENOLONG SETIAUSAHA SEKSYEN PENTADBIRAN KETUA PENOLONG SETIAUSAHA UNIT SUMBER MANUSIA (I) UNIT SUMBER MANUSIA (II) UNIT PEMBANGUNAN ORGANISASI PENOLONG SETIAUSAHA PENOLONG SETIAUSAHA PENOLONG SETIAUSAHA 31

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Jawatan: KPSU Kewangan & Akaun KATA PERBUATAN OBJEK HASIL Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai Menguruskan hal ehwal kewangan dan bajet Jabatan/Bahagian dalam Kementerian dan semua PTJ bagi memastikan peruntukan diperoleh mencukupi dan dibelanjakan dengan berhemah mengikut prosedur/tatacara/ pekeliling yang berkuat kuasa 32

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Jawatan: PSU Kewangan & Akaun KATA PERBUATAN OBJEK HASIL Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai Membantu menguruskan hal ehwal kewangan dan bajet Jabatan/Bahagian dalam Kementerian dan semua PTJ bagi memastikan peruntukan diperoleh mencukupi dan dibelanjakan dengan berhemah mengikut prosedur/tatacara/ pekeliling yang berkuat kuasa 33

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN BAHAGIAN KEWANGAN & AKAUN SETIAUSAHA BAHAGIAN SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN KETUA PENOLONG SETIAUSAHA UNIT KEWANGAN & AKAUN PENOLONG SETIAUSAHA 34

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Jawatan: Pengarah, Kepenjaraan, Anti Dadah, Pertahanan Awam KATA PERBUATAN OBJEK HASIL Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai Merangka, mengkaji, menyelaras pelaksanaan dasardasar, peraturan dan undang-undang di Jabatan Penjara Malaysia, AADK dan JPAM dalam menjamin keberkesanan fungsi dan kecekapan operasi Jabatan dan Agensi bagi memenuhi keperluan negara 35

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Jawatan: KPP, Unit Kepenjaraan KATA PERBUATAN OBJEK HASIL Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai Mengkaji dan menyelaras pelaksanaan dasardasar, peraturan dan undang-undang di Jabatan Penjara Malaysia dalam menjamin keberkesanan fungsi dan kecekapan operasi Jabatan Penjara agar memenuhi keperluan negara 36

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN BAHAGIAN KEPENJARAAN, ANTI DADAH & PERTAHANAN AWAM PENGARAH UNIT KEPENJARAAN UNIT ANTI DADAH UNIT PERTAHANAN AWAM KETUA PENOLONG PENGARAH KETUA PENOLONG PENGARAH KETUA PENOLONG PENGARAH 37

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Jawatan: KPP, Unit Penyelarasan Isu-isu Dasar Perdagangan Dan Pelaburan APEC KATA PERBUATAN OBJEK HASIL Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai Mengkaji dan melaksanakan strategi, dasar dan penglibatan Malaysia dalam perdagangan dan pelaburan di bawah APEC untuk memastikan program-program kerja APEC dapat menyumbang kepada peningkatan perdagangan dan pelaburan Malaysia 38

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Jawatan: PP, Unit Penyelarasan Isu-isu Dasar Perdagangan Dan Pelaburan APEC KATA PERBUATAN OBJEK HASIL Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai Membantu pelaksanaan dan pemantauan strategi, dasar dan penglibatan Malaysia dalam perdagangan dan pelaburan di bawah APEC untuk memastikan program-program kerja APEC dapat menyumbang kepada peningkatan perdagangan dan pelaburan Malaysia 39

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Jawatan: KPP, Perisikan KATA PERBUATAN OBJEK HASIL Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai Melaksanakan fungsi-fungsi perisikan bagi memastikan maklumat berkaitan disalurkan kepada Bahagian Penguatkuasaan 40

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Jawatan: PP, Perisikan (Negeri) KATA PERBUATAN OBJEK HASIL Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai Merancang, mengarah dan mengawal selia tugas-tugas risikan untuk memastikan pihak ibu pejabat mendapat maklumat yang sebenar 41

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Jawatan: Pengarah, Bahagian Dasar Dan Penyelarasan Rundingan FTA KATA PERBUATAN OBJEK HASIL Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai Merancang dan merangka hala tuju rundingan FTA dengan rakan dagangan di benua Eropah, Amerika, Asia, Australasia dan Afrika untuk meningkatkan perdagangan antarabangsa bagi barangan dan perkhidmatan ke arah pencapaian Malaysia sebagai di antara 10 negara dagangan utama dunia 42

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Jawatan: KPP Unit 1, Bahagian Dasar Dan Penyelarasan Rundingan FTA KATA PERBUATAN OBJEK HASIL Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai Melaksanakan rundingan FTA dengan rakan dagangan di benua Asia dan Australasia untuk meningkatkan perdagangan antarabangsa bagi barangan dan perkhidmatan ke arah pencapaian Malaysia sebagai di antara 10 negara dagangan utama dunia 43

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Jawatan: PP Unit 1, Bahagian Dasar Dan Penyelarasan Rundingan FTA KATA PERBUATAN OBJEK HASIL Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai Membantu pelaksanaan rundingan FTA dengan rakan dagangan di benua Asia dan Australasia untuk meningkatkan perdagangan antarabangsa bagi barangan dan perkhidmatan ke arah pencapaian Malaysia sebagai di antara 10 negara dagangan utama dunia 44

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN BAHAGIAN DASAR & PENYELARASAN RUNDINGAN FTA PENGARAH UNIT I (ASIA & AUSTRALASIA) KETUA PENOLONG PENGARAH UNIT II (EROPAH) KETUA PENOLONG PENGARAH PENOLONG PENGARAH PENOLONG PENGARAH 45

CADANGAN KATA KERJA MENGIKUT PERINGKAT PERINGKAT 1 (KETUA JABATAN/ UNIT/ BAHAGIAN) Merancang Merangka Menetap Memacu Memberi khidmat nasihat Mengesah Melulus Memperaku Meneliti Menganalisis PERINGKAT 2 (PENYELIA/ PENGURUSAN PERTENGAHAN) Menyelaras Membantu Menyemak Menganalisis Memberi khidmat Mengemaskini nasihat Menambah nilai Memantau Menilai Melulus Melaksana Memudahcara Menyedia Memperaku PERINGKAT 3 (OPERASI) Membantu Melaksana Menyedia Mengumpul Merekod Menyunting 46

LAIN-LAIN CADANGAN KATA KERJA Accumulate Delegate Guide Provide Administer Deliver Interact Reconcile Advise Develop Invent Recruit Allocate Direct Issue Research Approve Distribute Manage Review Collaborate Draft Market Solicit Collect Edit Motivate Solve Communicate Educate Negotiate Submit Compile Establish Obtain Supervise Conduct Estimate Order Supply Consult Formulate Participate Test Counsel Furnish Plan Train Create Gather Present Translate 47

JD Kaedah Mengenalpasti TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN dan AKAUNTABILITI melalui Carta Organisasi Pengarah TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN PENGARAH BPSM Peng. SM Pentadbiran Pelantikan Tatatertib Peng. Aset Pentadbiran Am AKAUNTABILITI PENGARAH 48

KOMPONEN UTAMA JD AKAUNTABILITI & TUGAS UTAMA 49

DEFINISI AKAUNTABILITI Akauntabiliti merupakan tanggungjawab utama di dalam sesuatu tugas yang dilaksanakan dan dapat memberikan hasil bagi mencapai tujuan pewujudan sesuatu jawatan. Secara ringkasnya, akauntabiliti dapat diterjemahkan dalam kenyataan berikut: (a) hasil akhir/ output sesuatu tugas; (b) BUKAN senarai tugas dan aktiviti; dan (c) apabila ia digabungkan akan membantu mencapai tujuan pewujudan sesuatu jawatan. 50

CIRI-CIRI AKAUNTABILITI Mengenalpasti semua output utama bagi sesuatu jawatan (identifies all key outputs); 1 Fokus kepada hasil (focused on results) 2 Tidak terikat kepada sesuatu tempoh (timeless) 3 Tugas yang spesifik (job specific). 4 Terdapat kemungkinan beberapa jawatan berkongsi akauntabiliti yang sama dan pada masa yang sama beberapa akauntabiliti adalah lebih penting daripada yang lain 5 Dikategorikan mengikut keutamaan fungsi tugas 6 51

TUGAS UTAMA Tugas utama merujuk kepada senarai tugas utama yang dikenalpasti dapat mencapai akauntabiliti yang ditetapkan. Perbezaaan Tugas Utama dan Akauntabiliti ditunjukkan seperti di Jadual dibawah. Menghuraikan Apa Tepat Fokus Akauntabiliti Kawalan kepada penghasilan/output Contoh Jawatan: Pemandu Menghantar pegawai ke destinasi dalam keadaan cekap, selamat dan selesa. Menghuraikan Bagaimana Menyenaraikan Mungkin berubah Input Tugas Contoh Jawatan: Pemandu - Menyelenggara kenderaan dari segi keadaan mekanikal dan kebersihan - Memandu kenderaan dengan berhemah - Mematuhi peraturan lalu lintas Susunan akauntabiliti perlu disenaraikan mengikut keutamaan fungsi tugas Tidak semua tugas bagi sesuatu jawatan perlu disenaraikan 52

AKAUNTABILITI Membantu menyediakan Anggaran Bajet Tahunan agensi bagi memastikan agensi mendapat peruntukan kewangan yang mencukupi untuk melancarkan pelaksanaan fungsi yang ditetapkan AKAUNTABILITI & TUGAS UTAMA Apakah tanggung jawab utama jawatan dalam mencapai tujuan pewujudannya? TUGAS UTAMA Mengumpul permohonan bajet Mengurus setiakan mesyuarat semakan bajet Membuat semakan dan bentang kepada pengurusan & MOF PP Kewangan KATA PERBUATAN OBJEK HASIL Apakah tanggung jawab utama jawatan? Kepada siapa/apa? Apakah jangkaan penghasilan? 53

AKAUNTABILITI Memastikan pegawai tiba di destinasi dalam keadaan selesa dan selamat AKAUNTABILITI & TUGAS UTAMA Apakah tanggung jawab utama jawatan dalam mencapai tujuan pewujudannya? TUGAS UTAMA Memastikan kenderaan dalam keadaan baik Memandu dengan berhemah Mematuhi peraturan lalu lintas Pemandu Kenderaan KATA PERBUATAN OBJEK HASIL Apakah tanggung jawab utama jawatan? Kepada siapa/apa? Apakah jangkaan penghasilan? 54

AKAUNTABILITI KATA PERBUATAN OBJEK HASIL Mengkaji, merangka & memperakukan strategi/ program/ aktiviti pengumpulan, pengemaskinian, penyimpanan dan pelaporan data ke arah halatuju BPO sebagai custodian maklumat perjawatan sektor awam Merancang menyelaras dan mengurus kerangka/ proses kerja berkaitan pengumpulan, pengemaskinian dan penyimpanan/ pangkalan data perjawatan sektor awam bagi membolehkan pembangunan sistem, rangkaian ICT & pengekstrakan data perjawatan yang lancar 55

Jawatan: Timbalan Ketua Pengarah Bahagian Komuniti Keselamatan ASEAN (APSCD) Sekretariat Kebangsaan Asean- Malaysia AKAUNTABILITI KATA PERBUATAN OBJEK HASIL Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai Meneliti dan memantau isu-isu di bawah tanggungjawab APSCD bagi memastikan Sekretariat Kebangsaan ASEAN- Malaysia memainkan peranan selaku agensi peneraju tonggak Komuniti Politik- Keselamatan ASEAN dengan berkesan 56

Jawatan: Pengarah, Bahagian Komuniti Keselamatan ASEAN (APSCD) Sekretariat Kebangsaan Asean-Malaysia AKAUNTABILITI KATA PERBUATAN OBJEK HASIL Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai i. Menyediakan draf ikhtisar dan nota percakapan, surat, minit, laporan dan maklumat-maklumat lain mengenai isu-isu di bawah tanggungjawab Bahagian Komuniti Keselamatan ASEAN untuk keperluan mesyuarat/ perkembangan semasa isu 57

KOMPONEN UTAMA JD DIMENSI 58

Paramater/ Skop tugas di bawah seliaan Dimensi adalah merujuk kepada parameter/skala dan bilangan skop fungsi tugas bagi sesuatu jawatan. Parameter/skala dan kuantiti spesifik kepada jawatan yang berkenaan sahaja dan berdasarkan skala penentuan di bawah seliaan jawatan berkaitan sahaja. Penentuan dimensi adalah berbeza dengan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) dan Sasaran Kerja Tahunan (SKT). DIMENSI Gambarajah Perbezaan Dimensi, KPI dan SKT Dimensi KPI SKT Penentuan Paramater/Skala Dimensi KPI SKT Cth: Kategori Usahawan - Usahawan di 3 negeri - Usahawan wanita Ukuran impak pencapaian SKT utama Cth: 10 daripada usahawan bebas daripada bantuan dana kerajaan Sasaran kerja yang perlu dicapai Cth: membantu 100 usahawan 59

DIMENSI Skop tugas di bawah seliaan Sekretariat Kebangsaan ASEAN- Malaysia PP Bahagian Komuniti Keselamatan ASEAN PP Bahagian Komuniti Sosiobudaya ASEAN Bilangan Kementerian: 25 Bilangan Kementerian: 25 Bilangan Negara Anggota ASEAN: 10 Bilangan Negara Anggota ASEAN: 10 Bilangan Negara Rakan Dialog ASEAN: 2 17 Badan Sektoral di bawah Komuniti Sosio-Budaya ASEAN 60

KOMPONEN UTAMA JD PENGALAMAN 61

PENGALAMAN Pengalaman merupakan tempoh minimum yang diperlukan bagi melaksanakan fungsi di jawatan tersebut. Tempoh pengalaman hendaklah realistik dengan gred sesuatu jawatan, bukan merujuk kepada tempoh perkhidmatan penyandang sedia ada. Contoh: Jawatan Pengarah, Gred N54 di Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Sekurang-kurangnya berpengalaman 5 tahun dalam bidang pengurusan sumber manusia. 62

KOMPONEN UTAMA JD KELAYAKAN AKADEMIK/ IKHTISAS 63

KELAYAKAN AKADEMIK/ IKHTISAS Kelayakan akademik/ ikhtisas merujuk kepada kelayakan minimum yang diperlukan oleh pegawai untuk menyandang sesuatu jawatan. Jawatan Ketua Unit Integriti, Pegawai Siasatan, Gred P47/48 Ijazah Sarjana Muda Sijil CeIO (Certificate of Integrity Officer) 64

KOMPONEN UTAMA JD KEMAHIRAN/ KRITERIA INDIVIDU 65

KEMAHIRAN/ KRITERIA INDIVIDU Kemahiran/ Kriteria individu merujuk kepada kemahiran/ kriteria yang diperlukan oleh pegawai untuk menyandang sesuatu jawatan. Jawatan Pengarah Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Pegawai Tadbir dan Diplomatik, Gred M48 a) Kemahiran Kepimpinan b) Kemahiran Membuat Keputusan c) Pemikiran Strategik d) Pemikiran Analitikal 66

KEMAHIRAN/ KRITERIA INDIVIDU Bagi jawatan-jawatan berbentuk perkhidmatan gunasama, kader, terbuka dan peminjaman/pertukaran sementara atau manamana jawatan yang difikirkan sesuai oleh Ketua Jabatan dan/atau Ketua Perkhidmatan, kriteria pengalaman dan kriteria individu yang dibangunkan dalam Deskripsi Tugas tidak menghalang mana-mana penyandang yang kurang memenuhi kriteria untuk ditempatkan di jawatan tersebut. Walau bagaimanapun, Ketua Jabatan dan/ atau Ketua Perkhidmatan boleh menentukan sebarang bentuk pembangunan atau latihan kepada penyandang bagi memenuhi mana-mana kriteria tersebut. 67

SOALAN-SOALAN LAZIM 68

SOALAN-SOALAN LAZIM BIL. SOALAN JAWAPAN 1. Adakah JD perlu dipinda sekiranya penyandang bertukar? Tidak. JD tidak perlu dipinda kerana penyediaan JD merujuk kepada jawatan bukan penyandang. 2. Kumpulan gred dan jawatan apakah yang sesuai mempunyai JD? JD sesuai disediakan untuk semua gred dan jawatan dalam perkhidmatan awam. Walau bagaimanapun, JD lebih wajar disediakan secara top-down dan menumpukan kepada jawatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional bagi agensi awam. 69

SOALAN-SOALAN LAZIM BIL. SOALAN JAWAPAN 3. Adakah agensi perlu menyediakan satu (1) JD sahaja bagi jawatan-jawatan yang menjalankan fungsi yang sama? TIDAK. Prinsip penyediaan JD iaitu 1 JD: 1 Jawatan. Akauntabiliti dan tugas utama boleh sama bagi jawatan yang menjalankan fungsi yang sama tetapi terdapat kemungkinan perbezaan pada komponen dimensi. 4. Bagaimanakan kaedah penulisan Tujuan Pewujudan Jawatan sekiranya terdapat lebih daripada satu (1) Tujuan Pewujudan Jawatan? Tujuan Pewujudan Jawatan boleh digabungkan menjadi satu ayat umum. Perincian boleh dihuraikan melalui setiap akauntabiliti. 70

SOALAN-SOALAN LAZIM BIL. SOALAN JAWAPAN 5. Bagaimana penyediaan JD bagi jawatan fleksi? 1. Fleksi Kemajuan Kerjaya 2. Fleksi Pengekalan Pengalaman 3. Fleksi TBK 4. Fleksi Skim Perkhidmatan (Kenaikan Pangkat Tanpa Kekosongan kriteria kecemerlangan) 5. Fleksi Skim Perkhidmatan 1. FLEKSI KEMAJUAN KERJAYA (TANPA TEMPOH) Cth: Gred 41/44 Wajar: Penyediaan JD pada gred terendah (1 JD: 1 Dimensi gred) 2. FLEKSI PENGEKALAN PENGALAMAN Cth: Gred 48/52/54 Wajar: Penyediaan JD pada gred terendah, tetapi Dimensi bezakan mengikut gred (1 JD: >1 Dimensi gred) 71

SOALAN-SOALAN LAZIM BIL. SOALAN JAWAPAN 5. Bagaimana penyediaan JD bagi jawatan fleksi? 1. Fleksi Kemajuan Kerjaya 2. Fleksi Pengekalan Pengalaman 3. Fleksi TBK 4. Fleksi Skim Perkhidmatan (Kenaikan Pangkat Tanpa Kekosongan kriteria kecemerlangan) 5. Fleksi Skim Perkhidmatan 3. FLEKSI TIME-BASED BERASASKAN KECEMERLANGAN (TBK) Cth: Guru, TBK 13 Tahun Wajar: Penyediaan JD pada gred terendah *Guru di gred 48 ke atas perlu ada dimensi tambahan 4. FLEKSI SKIM PERKHIDMATAN BAGI KENAIKAN PANGKAT TANPA KEKOSONGAN (Kriteria Kecemerlangan) Cth: Bakat & Seni, Penyelidik, Pensyarah, Akauntan, PLV (tiada sekatan pergerakan ke gred lebih tinggi) Wajar: Penyediaan JD perlu ada dimensi berbeza mengikut gred 72

SOALAN-SOALAN LAZIM BIL. SOALAN JAWAPAN 5. Bagaimana penyediaan JD bagi jawatan fleksi? 5. FLEKSI SKIM PERKHIDMATAN Cth: N36/M41 1. Fleksi Kemajuan Kerjaya 2. Fleksi Pengekalan Pengalaman 3. Fleksi TBK 4. Fleksi Skim Perkhidmatan (Kenaikan Pangkat Tanpa Kekosongan kriteria kecemerlangan) 5. Fleksi Skim Perkhidmatan Wajar: Penyediaan JD mengikut tugas seperti mana tujuan pewujudan jawatan 73

SOALAN-SOALAN LAZIM BIL. SOALAN JAWAPAN 6. Pada komponen manakah SEMPADAN tugas dapat dikenal pasti? 7. JD hanya dapat melihat kepada tugas utama. Bagaimana sekiranya untuk mengenalpasti tugas-tugas lain yang bukan utama? 8. Siapa yang bertanggungjawab menyediakan JD? 9. Adakah boleh menambah komponen lain dalam JD? Sempadan tugas dapat dikenal pasti pada komponen TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN, AKAUNTABILITI & DIMENSI Sebarang tugas-tugas lain dicadang untuk dilampirkan bersama dokumen JD. PSM yang wajar menyediakan JD bagi setiap jawatan. Walau bagaimanapun, ia boleh dibantu oleh penyelia/penyandang jawatan tersebut. Boleh. Tertakluk kepada keperluan agensi. 74

SOALAN-SOALAN LAZIM BIL. SOALAN JAWAPAN 10. Adakah JD dapat menjajarkan sesuatu jawatan sekiranya beban tugas/kompleksiti tidak setara dengan jawatan sedia ada. Boleh. Tertakluk juga dengan lainlain prinsip dan dasar perjawatan semasa. 75

Sesungguhnya Allah tidak akan mengubah nasib sesuatu kaum sehingga mereka mengubah keadaan yang ada pada diri mereka sendiri Surah Ar-Ra d (ayat 11) 76