PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN

NO. SALINAN : PERPUSTAKAAN PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN P.UTeM (ISO)/PO/PK04 Perkara Disediakan Disemak Diluluskan Oleh Tandatangan Nama Mohd Mawardi bin Badruddin Fauziah binti Hassan Hjh. Faridah binti Hj. Md. Amin Jawatan Pustakawan Kanan Pustakawan Kanan Ketua Pustakawan Tarikh 09 MEI 2016 09 MEI 2016 09 MEI 2016

UTeM(ISO)/SP/PK01/F3 Semakan 1/ 1/1 HELAIAN REKOD PINDAAN Nota: Helaian ini merekodkan setiap pindaan yang dibuat terhadap manual/ prosedur ini. Segala butir-butir pindaan perlu dinyatakan dengan jelas. Wakil Pengurusan bertanggungjawab mengendalikan rekod ini. No. Pindaan Muka surat No. Semakan Tarikh Semakan 1/2011 4-10 Isu 2 21.12.2011 1/2012 Muka depan 1 24.04.2012 1/2012 4-10 1 24.04.2012 1/2012 4 1 24.04.2012 2/2012 2/2012 Muka depan Muka depan, 1-11 1/2013 7 & 9 3 01.04.2013 2/2013 Muka depan Butir-butir Pindaan Perubahan keseluruhan pada terma dan proses kerja serta dokumen Pertukaran nama penanggungjawab prosedur dan penanggungjawab semakan Penstrukturan semula terminologi, struktur ayat, struktur carta alir dan prosedur, nombor prosedur dan struktur organisasi. Pertukaran penanggungjawab di dalam prosedur kerja. Pengesahan 2 01.12.2012 Pertukaran nama penanggungjawab semakan. WP 2 01.12.2012 Pertukaran logo UTeM WP Pertukaran perkataan di carta alir 6.18 dan prosedur 6.18 Isu 3 01.08.2013 Pertukaran nama penanggungjawab prosedur WP 2/2013 1 01.08.2013 Perubahan dan pertambahan pada rujukan WP 2/2013 2-3 01.08.2013 Perubahan keseluruhan pada definisi WP 2/2013 4 01.08.2013 Perubahan dan pertambahan pada daftar kata & tanggungjawab dan penjelasan tindakan 2/2013 5-7 01.08.2013 Perubahan keseluruhan pada carta alir WP 2/2013 8-11 01.08.2013 Perubahan keseluruhan pada prosedur kerja WP 2/2013 12 01.08.2013 Perubahan keseluruhan pada dokumen sokongan WP 1/2014 4 1 15.07.2014 Perubahan pada terminologi & glosari WP 1/2014 6-7 1 15.07.2014 Perubahan pada terminologi carta alir WP 1/2014 8-11 1 15.07.2014 Perubahan pada terminologi proses kerja WP 1/2014 12 1 15.07.2014 Pertambahan maklumat pada dokumen sokongan WP 1/2015 Muka depan 1/2015 7-19 30.04.2015 1/2016 1/2016 Muka depan Muka depan 1-20 Isu 4 30.04.2015 Pertukaran nama penanggungjawab prosedur WP Perubahan keseluruhan pada carta alir dan prosedur kerja 1 09.05.2016 Pertukaran nama penanggungjawab semakan WP 1 09.05.2016 Pertukaran logo UTeM WP WP WP WP WP WP WP WP

1/20 1.0 OBJEKTIF, SKOP DAN RUJUKAN 1.1 OBJEKTIF Prosedur kerja ini adalah bertujuan untuk menerangkan langkah-langkah yang perlu diambil untuk menguruskan permohonan pembelian pangkalan data atas talian yang telah dicadangkan oleh staf akademik untuk keperluan pengguna Perpustakaan. 1.2 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Perpustakaan UTeM yang menguruskan permohonan pembelian pangkalan data atas talian. 1.3 RUJUKAN 1.3.01 M.K. Perpustakaan 01 : Manual MS ISO 9001:2008 7.4.1 : Proses Perolehan 7.4.2 : Maklumat Perolehan 7.4.3 : Verifikasi Barangan Yang Dibeli 1.3.02 Dasar Bahagian Perolehan 1.3.03 Fail Meja 1.3.04 Manual Prosedur Kerja 1.3.05 Pekeliling Bendahari UTeM 1.3.06 Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 1.3.07 Garis Panduan Bagi Melaksanakan ISO 9001:2008 Dalam Perkhidmatan Awam

2/20 2.0 DEFINISI 2.1 Perolehan Mendapatkan suatu bekalan/perkhidmatan/kerja dengan mengikuti tatacara yang telah ditetapkan oleh Perbendaharaan atau yang telah diluluskan oleh Universiti. Perolehan terbahagi kepada tiga jenis iaitu bekalan, perkhidmatan dan kerja. 2.2 Perolehan Information and Comunication Technology (ICT) Dan Rangkaian Internet Merangkumi skop perolehan seperti berikut; i) Perisian komputer, lesen pengguna termasuk naik taraf, pembaharuan lessen daripada pemilik atau pembekal tunggal/agen tunggal yang dilantik secara sah oleh pemilik perisian berkenaan samada berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan. ii) Langganan pengkalan data, jurnal dan maklumat secara atas talian termasuk pelanjutan tempoh langganan daripada pemilik atau pembekal tunggal/agen tunggal yang dilantik secara sah oleh pemilik berkenaan sama ada berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan. 2.3 Pembekal Orang dan lain-lain yang membekalkan sesuatu. 2.4 Pangkalan Data Atas Talian Pangkalan data merupakan himpunan data-data berkaitan yang dikongsi bersama oleh pelbagai kategori pengguna bagi memenuhi kehendak dan keperluan maklumat bidang perkara yang berbentuk khusus dan umum. Ianya diperoleh secara percuma atau langganan.

2.5 Invois 3/20 Dokumen yang menyenaraikan barang-barang atau perkhidmatan yang dibekalkan kepada pelanggan dan menyatakan jumlah wang yang perlu dibayar oleh pelanggan. 2.6 Sebutharga Dokumen yang dimohon kepada pembekal untuk menyediakan harga yang ditawarkan bagi judul-judul yang disenaraikan. 2.7 Pesanan Tempatan Dokumen rasmi yang digunakan dalam perolehan Kerajaan. Pesanan rasmi yang dikeluarkan kepada pembekal berasaskan kepada syarat-syarat yang telah ditetapkan di dalam dokumen sebutharga atau tender, syarat-syarat yang telah dipersetujui di dalam surat niat dan syarat-syarat lain yang telah dipersetujui. 2.8 Pencadang Terdiri daripada staf akademik (Pensyarah, Tutor, Jurutera Pengajar, Guru Bahasa) dan Pegawai Kanan Universiti. 2.9 Tempoh Percubaan Satu tempoh percubaan yang diberikan secara percuma oleh penerbit/pembekal pangkalan data atas talian bagi menilai keupayaan pangkalan data tersebut. 2.10 IP Address Satu nombor yang unik diberikan kepada setiap komputer yang disambung ke Internet dengan menggunakan protokol TCP/IP untuk menghantar data ke destinasinya. 2.11 LOA / SST Merupakan surat yang dikeluarkan oleh Pejabat Bendahari kepada pihak pembekal bagi menyatakan tawaran yang diberikan dan perlu ditandatangani oleh pihak pembekal sebagai persetujuan untuk penerimaan dan pembekalan. LOA merupakan

4/20 surat setuju terima dalam Bahasa Inggeris manakala SST adalah surat setuju terima dalam Bahasa Melayu. 3.0 DAFTAR KATA 3.1 Terminologi dan glosari KP Ketua Pustakawan NC Naib Canselor PK (UB) Pustakawan Kanan Unit Buku Pustakawan Unit Jurnal P (UPD) Pustakawan Unit Penyelidikan P (UP) Pustakawan Unit Promosi PUU Pegawai Undang-undang PP Penolong Pendaftar PnA Penolong Akauntan BR Bahagian Rujukan PB Pejabat Bendahari PmP UJ Pembantu Perpustakaan Unit Jurnal PmP UA Pembantu Perpustakaan Unit Automasi UJ Unit Jurnal F/PTJ Fakulti/Pusat Tanggungjawab AJK Ahli Jawatankuasa PPDAT Pembekal Pangkalan Data Atas Talian MJPSPP Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Syarikat Pejabat Perpustakaan MJ Mesyuarat Jabatan BRPIPDAT Buku Rekod Penerimaan Invois Pangkalan Data Atas Talian LOA Letter of Acceptance SST Surat Setuju Terima

5/20 4.0 TANGGUNGJAWAB DAN PENJELASAN TINDAKAN Prosedur ini merangkumi aktiviti menguruskan perolehan pangkalan data atas talian yang sepenuhnya dipertanggungjawabkan kepada Pejabat Perpustakaan.

6/20 5.0 CARTA ALIR (PEMBELIAN BARU) Mula 6.1 Terima cadangan dari staf akademik 6.2 Maklumkan kepada pencadang 6.4 6.3.1 Ada Semak cadangan pangkalan data atas talian 6.3 6.3.2 Tiada Dapatkan maklumat daripada PPDAT 6.5 6.6.2 Tidak Semak bajet 6.6 6.6.1 Cukup Hubungi pembekal untuk mengadakan demo & maklumkan kepada PP 6.7 Terima maklum balas kehadiran dari staf akademik 6.8 Buat demo pangkalan data atas talian 6.9 Edar Borang Penilaian Pangkalan Data Atas Talian 6.10 Hubungi pembekal untuk tempoh trial 6.11 Maklumkan trial pangkalan data atas talian kepada warga UTeM 6.12 Terima maklum balas daripada staf akademik 6.13 B A

7/20 B A Buat penilaian terhadap pangkalan data atas talian 6.14 6.15.2 Tidak Setuju 6.15 Bentangkan analisa dan penilaian pangkalan data atas talian 6.15.1 Setuju Mohon sebutharga pangkalan data atas talian daripada pembekal 6.16 Terima maklumbalas daripada pembekal pangkalan data atas talian 6.17 6.18.1 Tidak Lulus Maklumkan kepada MJPSPP / MJ untuk pembelian 6.18.1 6.18 Serah borang permohonan langganan Lulus 6.19 Terima borang keputusan permohonan 6.20 6.21.1 Kelulusan sehingga RM 50 Ribu Semak borang keputusan 6.21 6.21.2 Terima LOA/SST daripada PB Kelulusan melebihi RM 50 Ribu 6.22 6.23.2 Salah 6.23 Semak LOA/SST 6.23.1 Betul Fotokopi untuk simpanan fail 6.24 Serah LOA/SST kepada PO 6.25 Terima LOA/SST daripada pembekal 6.26 Serah LOA/SST kepada PB 6.27 Mohon agreement daripada pembekal 6.28 B1 A1

8/20 B1 A1 Terima agreement daripada pembekal 6.29 Serah / email agreement kepada PUU 6.30 6.31.2 Tidak setuju Semak agreement 6.31 6.31.1 Setuju Kembalikan agreement kepada pembekal 6.32 Terima pesanan tempatan 6.33 Mohon invois daripada pembekal 6.34 Terima pesanan tempatan dan invois 6.35 6.36.2 Salah Semak invois dan pesanan tempatan 6.36 6.36.1 Cop tarikh terima dan cop pengesahan pembayaran di belakang invois Betul 6.37 Pesanan tempatan di tandatangan oleh, inbois ditandatangani oleh PK (UB) 6.38 Rekod invois 6.39 Serah BRPIPDAT, invois dan salinan kuning pesanan tempatan kepada PnA 6.40 Maklumkan IP address UTeM kepada pembekal 6.41 Terima kebenaran akses pangkalan data 6.42 Maklumkan kepada warga UTeM 6.43 Tamat 6.44

9/20 5.0 CARTA ALIR (PEMBAHARUAN SEDIA ADA) Mula 6.1 Kenalpasti tarikh tamat langganan 6.2 Dapatkan statistik penggunaan 6.3 Terima statistik penggunaan 6.4 6.6 Email / survey kepada staf akademik 6.5.2 Menurun Semak statistik 6.5 6.7 Semak maklumbalas 6.7.1 Diteruskan 6.5.1 Meningkat Mohon sebutharga pangkalan data atas talian daripada pembekal 6.14 6.8 6.7.2 Ditamatkan Sediakan dokumen makluman Terima maklumbalas daripada pembekal pangkalan data atas talian 6.15 Serah borang permohonan langganan 6.16 6.9 Maklumkan kepada MJPSPP / MJ 6.9.1 Diteruskan 6.9.2 Ditamatkan Terima borang keputusan permohonan 6.17 6.10 6.12 Sediakan dokumen untuk pembatalan 6.11 Maklumkan kepada MJKTSP&I 6.11.2 Maklumkan kepada pembekal 6.11.1 Diteruskan Ditamatkan 6.18 6.18.1 Kelulusan sehingga Semak borang RM 50 Ribu keputusan Kelulusan melebihi 6.18.2 RM 50 Ribu 6.19 Terima LOA/SST daripada PB 6.20 Semak LOA/SST 6.20.2 Betul 6.20.1 Salah Fotokopi untuk simpanan fail 6.21 6.13 Maklumkan kepada warga UTeM Serah LOA/SST kepada PO 6.22 Terima LOA/SST daripada pembekal 6.23 Serah LOA/SST kepada PB 6.24 Mohon agreement daripada pembekal 6.25 B A

10/20 A B Terima agreement daripada pembekal 6.26 6.27 6.27.2 Semak agreement Tiada perubahan 6.27.1 Ada perubahan Serah / email agreement kepada PUU 6.28 6.29 Semak agreement 6.29.1 Setuju Kembalikan agreement kepada pembekal 6.29.2 Tidak setuju 6.30 Terima pesanan tempatan 6.31 Mohon invois daripada pembekal 6.32 Terima pesanan tempatan dan invois 6.33 6.34.2 Salah 6.34 Semak invois dan pesanan tempatan 6.34.1 Cop tarikh terima dan cop pengesahan pembayaran di belakang invois Betul 6.35 Pesanan tempatan di tandatangan oleh, invois ditandatangani oleh PK (UB) 6.36 Rekod invois 6.37 Serah BRPIPDAT, invois dan salinan kuning pesanan tempatan kepada PnA 6.38 Tamat 6.39

11/20 6.0 PROSEDUR KERJA BIL. Tindakan Tanggungjawab 6.1 Mula. 6.2 Terima cadangan pangkalan data atas talian daripada staf akademik melalui lisan, e-mel dan telefon. 6.3 Semak cadangan pangkalan data atas talian di portal Perpustakaan UTeM; 6.3.1 Jika ada, ikut langkah 6.4. 6.3.2 Jika tiada, ikut langkah 6.5. 6.4 Maklumkan kepada pencadang melalui surat makluman, telefon atau email dan proses tamat. 6.5 Dapatkan maklumat daripada pembekal pangkalan data atas talian dari aspek; a) harga b) bidang perkara yang dicakupi c) bilangan user 6.6 Semak bajet; 6.6.1 Jika bajet mencukupi, ikut langkah 6.7. 6.6.2 Jika bajet tidak mencukupi, ikut langkah 6.4. 6.7 Hubungi pembekal untuk mengadakan demo dan maklumkan kepada PP untuk menyediakan surat jemputan demo pangkalan data atas talian. Nyatakan dalam surat tersebut: a) tempat b) masa c) tujuan d) tarikh e) wakil dari fakulti berkenaan 6.8 Terima maklum balas kehadiran staf akademik melalui surat/email/telefon. P (UPD) PP P (UPD)

12/20 6.9 Buat demo pangkalan data atas talian mengikut tarikh, masa dan tempat yang ditetapkan. 6.10 Edar borang Penilaian Pangkalan Data Atas Talian kepada semua yang hadir bagi mendapatkan maklum balas berkenaan pangkalan data tersebut. 6.11 Hubungi pembekal untuk tempoh trial dan berikan IP address Perpustakaan UTeM kepada pembekal. 6.12 Maklumkan trial pangkalan data atas talian kepada warga UTeM melalui InfoUTeM, facebook, twitter dan Portal Perpustakaan. 6.13 Terima maklum balas daripada staf akademik melalui e-mel, telefon, statistik penggunaan. 6.14 Buat penilaian terhadap pangkalan data atas talian dari segi; - kandungan - mudah diakses - harga yang munasabah - statistik penggunaan semasa tempoh percubaan - bidang yang mencakupi dan bentuk (teks penuh atau abstrak) 6.15 Bentangkan analisa dan penilaian pangkalan data atas talian trial di dalam Mesyuarat Jabatan atau Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Syarikat Pejabat Perpustakaan. 6.15.1 Jika setuju untuk pembelian, ikut langkah 6.16. 6.15.2 Jika tidak setuju, ikut langkah 6.4. 6.16 Mohon sebutharga daripada pembekal pangkalan data atas talian; - Pembekal tunggal pangkalan data atas talian, perlu ada surat pengesahan agen tunggal di Malaysia - Bukan pembekal tunggal pangkalan data atas talian, Perpustakaan perlu dapatkan 3 sebutharga daripada 3 pembekal P (UPD) P(UJ) PPDAT P (UPD) P (UPD) P (UP) PmP (UA)

13/20 6.17 Terima maklumbalas daripada pembekal pangkalan data atas talian. Buat perbandingan pembekal pangkalan data atas talian yang boleh memberikan; - harga yang paling murah - pakej langganan yang ditawarkan - perkhidmatan yang disediakan selepas pembelian 6.18 Maklumkan kepada MJPSPP /MJ untuk pembelian; 6.18.1 Jika lulus, ikut langkah 6.19. 6.18.2 Jika tidak lulus, ikut langkah 6.4. 6.19 Serah borang permohonan langganan kepada; i) RM 0 - RM 50 ribu mohon kelulusan Naib Canselor ii) Melebihi RM 50 ribu - RM 500 ribu serah kepada Pejabat Bendahari untuk Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga Bekalan, Perkhidmatan & Kerja UTeM iii) RM500 ribu - RM 20 juta serah kepada Mesyuarat Lembaga Perolehan B UTeM 6.20 Terima borang permohonan yang telah diluluskan untuk proses pembelian pangkalan data atas talian. 6.21 Semak borang keputusan pembelian pangkalan data: 6.21.1 Jika kelulusan RM0 RM50 ribu, ikut langkah 6.28 6.21.1 Jika lelulusan RM50 ribu RM20 juta, ikut langkah 6.22 KP AJK MJPSPP NC PB PB 6.22 Terima LOA / SST daripada Pejabat Bendahari PB 6.23 Semak LOA / SST: 6.23.1 Jika betul, ikut langkah 6.24 6.23.2 Jika salah, ikut langkah 6.22 6.24 Fotokopi LOA / SST untuk simpanan fail Pm 6.25 Serah LOA / SST kepada PO untuk dipos kepada pembekal Pm PO

14/20 6.26 Terima LOA / SST daripada pembekal 6.27 Serah LOA / SST kepada Pejabat Bendahari untuk pengeluaran pesanan tempatan 6.28 Mohon agreement daripada pihak pembekal melalui email atau telefon PB 6.29 Terima agreement daripada pembekal untuk persetujuan. 6.30 Serah / email agreement kepada Pejabat Hal Ehwal Perundangan untuk pengesahan PUU. 6.31 Semak agreement ; 6.31.1 Jika setuju, ikut langkah 6.32. 6.31.2 Jika tidak setuju, ikut langkah 6.29. 6.32 Kembalikan agreement kepada pembekal setelah ditandatangani untuk pengesahan melalui pos atau email. 6.33 Terima pesanan tempatan daripada Pejabat Bendahari bagi pembayaran pangkalan data bernilai lebih daripada RM50 Ribu. Bagi pesanan tempatan tidak melebihi RM50 Ribu dikeluarkan oleh Unit Pentadbiran & Kewangan, Pejabat Perpustakaan PUU PUU P(UJ) PB PnA 6.34 Mohon inbois kepada pembekal melalui email atau telefon PPDAT 6.35 Terima inbois dan pesanan tempatan daripada pihak pembekal 6.36 Semak invois dan pesanan tempatan; 6.36.1 Jika betul, ikut langkah 6.37. 6.36.2 Jika salah, ikut langkah 6.35. 6.37 Cop tarikh terima dan cop pengesahan pembayaran di belakang invois. 6.38 Tandatangan PK (UB) untuk pengesahan invois dan untuk salinan kuning pesanan tempatan. PPDAT PK (UB)

15/20 6.39 Rekod invois di Buku Rekod Penerimaan Invois Pangkalan Data Atas Talian. 6.40 Serah Buku Rekod Penerimaan Invois Pangkalan Data Atas Talian, invois dan salinan kuning pesanan tempatan kepada PnA untuk proses pembayaran langganan pangkalan data atas talian di Sistem Maklumat Kewangan. 6.41 Maklumkan IP address UTeM kepada pembekal untuk aktifkan pangkalan data PnA 6.42 Terima kebenaran akses pangkalan data daripada pembekal. 6.43 Maklumkan kepada warga UTeM di melalui infoutem, facebook, twitter dan Portal Perpustakaan. P (UP) 6.44 Tamat.

16/20 6.0 PROSEDUR KERJA (PEMBAHARUAN SEDIA ADA) Tindakan Tanggungjawab 6.1 Mula. 6.2 Kenalpasti tarikh tamat langganan pangkalan data 6.3 Dapatkan statistik penggunaan mengikut jenis pangkalan data daripada Unit Penyelidikan 6.4 Terima maklumbalas berkenaan statistik penggunaan mengikut jenis pangkalan data daripada Unit Penyelidikan 6.5 Semak statistik penggunaan 6.5.1 Jika meningkat, ikut langkah 6.14 6.5.2.Jika menurun, ikut langkah 6.6 6.6 Email atau survey kepada staf akademik untuk mendapatkan maklumbalas samada untuk meneruskan langganan pangkalan data kerana statistik penggunaan menurun 6.7 Semak maklumbalas 6.7.1 Jika maklumbalas diterima mencadangkan untuk teruskan langganan, ikut langkah 6.14 6.7.2 Jika maklumbalas diterima mencadangkan untuk ditamatkan langganan, ikut langkah 6.8 6.8 Sediakan dokumen makluman untuk dimaklumkan kepada MJPSPP atau MJ 6.9 Dapatkan maklumbalas daripada MJPSPP atau MJ 6.9.1 Jika maklumbalas diterima mencadangkan untuk teruskan langganan, ikut langkah 6.14 6.9.2 Jika maklumbalas diterima mencadangkan untuk ditamatkan langganan, ikut langkah 6.10 6.10 Sediakan dokumen pembatalan bagi dimaklumkan dalam mesyuarat MJKTSP&I P (UPD) P(UJ) 6.11 Terima maklumbalas daripada MJKTSP&I KP

17/20 6.11.1 Jika maklumbalas diterima mencadangkan untuk teruskan langganan, ikut langkah 6.14 6.11.2 Jika maklumbalas diterima mencadangkan untuk ditamatkan langganan, ikut langkah 6.12 P (UPD) 6.12 Maklumkan kepada pembekal melalui email atau surat 6.13 Maklumkan kepada warga UTeM di melalui infoutem, facebook, twitter dan Portal Perpustakaan dan proses tamat 6.14 Mohon sebutharga daripada pembekal pangkalan data atas talian; - Pembekal tunggal pangkalan data atas talian, perlu ada surat pengesahan agen tunggal di Malaysia - Bukan pembekal tunggal pangkalan data atas talian, Perpustakaan perlu dapatkan 3 sebutharga daripada 3 pembekal 6.15 Terima maklumbalas daripada pembekal pangkalan data atas talian. Buat perbandingan pembekal pangkalan data atas talian yang boleh memberikan; - harga yang paling murah - pakej langganan yang ditawarkan - perkhidmatan yang disediakan selepas pembelian 6.16 Serah borang permohonan langganan kepada; iv) RM 0 - RM 50 ribu mohon kelulusan Naib Canselor v) Melebihi RM 50 ribu - RM 500 ribu serah kepada Pejabat Bendahari untuk Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga Bekalan, Perkhidmatan & Kerja UTeM vi) RM500 ribu - RM 20 juta serah kepada Mesyuarat Lembaga Perolehan B UTeM 6.17 Terima borang permohonan yang telah diluluskan untuk proses pembelian pangkalan data atas talian. 6.18 Semak borang keputusan pembelian pangkalan data: 6.18.1 Jika kelulusan RM0 RM50 ribu, ikut langkah 6.25 6.18.2 Jika kelulusan RM50 ribu RM20 juta, ikut langkah 6.19 P (UP) NC PB

18/20 6.19 Terima LOA / SST daripada Pejabat Bendahari PB 6.20 Semak LOA / SST: 6.20.1 Jika salah, ikut langkah 6.19 6.20.2 Jika betul, ikut langkah 6.21 6.21 Fotokopi LOA / SST untuk simpanan fail Pm 6.22 Serah LOA / SST kepada PO untuk dipos kepada pembekal Pm PO 6.23 Terima LOA / SST daripada pembekal PPDAT 6.24 Serah LOA / SST kepada Pejabat Bendahari untuk pengeluaran pesanan tempatan 6.25 Mohon agreement daripada pihak pembekal melalui email atau telefon PB 6.26 Terima agreement daripada pihak pembekal melalui email atau pos PPDAT 6.27 Semak agreement ; 6.27.1 Jika ada perubahan daripada agreement terdahulu, ikut langkah 6.28. 6.27.2 Jika tiada perubahan daripada agreement terdahulu, ikut langkah 6.30. 6.28 Serah / email agreement kepada Pejabat Hal Ehwal Perundangan untuk pengesahan PUU. 6.29 Semak agreement ; 6.29.1 Jika setuju, ikut langkah 6.30. 6.29.2 Jika tidak setuju, ikut langkah 6.26. PUU P UU

19/20 6.30 Kembalikan agreement kepada pembekal setelah ditandatangani untuk pengesahan melalui pos atau email. 6.31 Terima pesanan tempatan daripada Pejabat Bendahari bagi pembayaran pangkalan data bernilai lebih daripada RM50 Ribu. Bagi pesanan tempatan tidak melebihi RM50 Ribu dikeluarkan oleh Unit Pentadbiran & Kewangan, Pejabat Perpustakaan PB PnA 6.32 Mohon invois kepada pembekal melalui email atau telefon P(UJ) PPDAT 6.33 Terima invois dan pesanan tempatan daripada pihak pembekal PPDAT 6.34 Semak invois dan pesanan tempatan; 6.34.1 Jika betul, ikut langkah 6.35. 6.34.2 Jika salah, ikut langkah 6.32. 6.35 Cop tarikh terima dan cop pengesahan pembayaran di belakang invois. 6.36 Tandatangan PK (UB) untuk pengesahan invois dan untuk salinan kuning pesanan tempatan. 6.37 Rekod invois di Buku Rekod Penerimaan Invois Pangkalan Data Atas Talian. 6.38 Serah Buku Rekod Penerimaan Invois Pangkalan Data Atas Talian, invois dan salinan kuning pesanan tempatan kepada PnA untuk proses pembayaran langganan pangkalan data atas talian di Sistem Maklumat Kewangan PK (UB) PnA 6.39 Tamat.

20/20 7.0 DOKUMEN SOKONGAN Nama Kod Tempoh Simpanan (Tahun) Lokasi Borang Permohonan Kelulusan Spesifikasi Alat BORANG BEN/UPE/001 5 UJ Borang Keputusan Naib Canselor Borang Keputusan NC/nmn/pej.NC 5 UJ