DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Transcription

1 Kod Dokumen: UPM/OPR/FPV/P002 Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan memastikan kaedah bagi mendaftar dan mengurus khidmat diagnosis makmal untuk spesimen yang diterima. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi cara mendaftar dan menjalankan diagnosis ke atas spesimen sehingga keputusan dan caj dikeluarkan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen UPM/OPR/FPV/AK05 Pembayaran Perkhidmatan UVH UPM/OPR/FPV/AK15 Pengurusan Bahan Sisa Klinikal UPM/OPR/FPV/AK12 Pengurusan Perkhidmatan Post Mortem dan Biopsi UPM/OPR/FPV/AK13 Penyediaan, Pengawetan dan Penyimpanan Spesimen UPM/OPR/FPV/AK014 Pengurusan Karkas UPM/SOK/CAL/P001 Prosedur Penentukuran Peralatan UPM/FPV/PP/(VLSU)/P002 Reviews of Request and Contracts UPM/FPV/PP/(VLSU)/P006 Reporting of Test Results FPV/UVH/T001 Master list of UVH Forms for Management and Diagnostic Requests (UVH Clinical Practice Manual). - UVH Master list of Log Books for Management and Diagnosis. - VLSU Master List of Procedures, SOP and Test Methods - VLSU Master List of Log Books Worksheets and Forms UPM/VLSU/G001 Guidelines to Specimen Submission for Diagnosis UPM/VLSU/G002 Guidelines to Specimen Storage Before and After Analysis UPM/VLSU/G003 Guidelines to VLSU Fee Schedule - Senarai Perunding

2 Halaman: 2/9 4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN ID Pengurusan VLSU Penyelaras M/ Pengurus Teknikal/ Perunding KJPMV PTK Spesimen UVH Pelanggan dalam Pelanggan luar Vet 5.0 TANGGUNGJAWAB Identiti (Pengenalan) - nombor tag atau nama haiwan Ketua Jabatan Patologi & Mikrobiologi Veterinar, Penyelaras VLSU, Pengurus Kualiti, Timbalan Pengurus Kualiti Penolong Pegawai Sains, Penolong Pegawai Veterinar, Pembantu Makmal, Pembantu Veterinar Penyelaras Makmal dilantik oleh Ketua Jabatan Patologi & Mikrobiologi Veterinar Pakar yang layak mengesahkan keputusan ujian makmal Ketua Jabatan Patologi & Mikrobiologi Veterinar Pembantu Tadbir (Kewangan) Spesimen untuk diagnosis seperti karkas, darah, serum, urin, tisu dan lain-lain Hospital Veterinar Universiti Pelanggan di kalangan staf, pelajar dan penyelidik UPM Pelanggan bukan dari UPM Veterinarwan Dekan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat di dalam perkhidmatan diagnostik makmal perlu mematuhi prosedur ini.

3 Halaman: 3/9 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Terima spesimen bersama borang Maklumkan kepada pemohon Tidak 7.5 (b) Rujuk Masterlist of Test Methods and fee Schedule Lengkap? Ya Catatkan ID makmal dalam borang Tentukan keperluan ujian dan semak permohonan Akreditasi? Ya Rujuk Masterlist of Acredited Tests Jalankan ujian diagnosis 7.3 Daftar permohonan dalam buku log makmal (a) Sahkan keputusan 7.7 Memuaskan? Ya Hantar keputusan makmal kepada pelanggan 7.8 Tidak Ulang ujian Uruskan baki spesimen (rujuk : Guidelines for specimen Storage Before and After Analysis) 7.9 Kemaskini fail 7.10 Tamat 7.11

4 Halaman: 4/9 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Terima spesimen bersama Specimen Submission and Request Form, OPR/FPV/BR085/SSR Rujuk : (Guidelines to Specimen Submission for Diagnosis, UPM/VLSU/G001) Maklumkan kepada pemohon jika borang permohonan tidak lengkap. 7.3 Catatkan ID makmal pada Specimen Submission and Request Form (FPV/BR085/SSR) Sahkan penerimaan spesimen dengan mengecop dengan cop makmal pada borang dan berikan satu salinan borang yang lengkap dan disahkan kepada pelanggan (jika diminta), dan serahkan slip penerimaan kepada pemohon. 7.4 Daftar permohonan ujian makmal dalam buku log makmal. (Rujuk: VLSU Master List of Log Books, Worksheets and Forms, and UVH Master list of Log Books for Management and Diagnosis). 7.5 Tentukan keperluan ujian terhadap spesimen seperti yang diminta dan semak permohonan. Perunding/ Penyelaras M/ Pengurus Teknikal/

5 Halaman: 5/ Bagi ujian yang diakreditasi ISO/IEC 17025:2005, rujuk kaedah ujian yang diakreditasi. (Rujuk: Review of Requests and Contracts, UPM/FPV/PP(VLSU)/P002 and UVH Master list of Laboratory Technique and Clinical Practice Manuals). (Rujuk : Master List Of Quality Manual, Procedures, Sop, Test Methods, Guidelines And Lab. Manuals) Bagi ujian yang tidak diakreditasi ISO/IEC 17025:2005 rujuk Master List of Test Methods & Fee Schedule. 7.6 Laksanakan ujian diagnosis yang dipohon dan rekodkan keputusan dalam worksheet. (Rujuk: VLSU Master List of Log Books, Worksheets and Forms). 7.7 Sahkan Keputusan. Perunding/ Penyelaras M/ Pengurus Teknikal Bagi keputusan ujian yang diakreditasi ISO/IEC 17025:2005 (Rujuk : Reporting of Test Results, UPM/FPV/PP(VLSU)/P006) Bagi keputusan ujian yang tidak diakreditasi ISO/IEC 17025:2005

6 Halaman: 6/9 a) Jika keputusan ujian memuaskan, Rekodkan keputusan ujian dan caj dalam Test Result Form. (Rujuk: Masterlist of VLSU Form For Diagnostic Request and Results and Guidelines to VLSU Tests and Fee Schedule, UPM/FPV/PP(VLSU)/G003). b) Jika keputusan ujian tidak memuaskan, ulangi ujian. 7.8 Hantar borang keputusan ujian makmal yang lengkap kepada pelanggan. (Rujuk : Lab Result (salinan), UPM/FPV/PP/ (Makmal Berkenaan) Pelangggan dalam hantar keputusan makmal terus kepada pemohon Pelanggan luar hantar laporan ujian kepada PTK untuk tindakan selanjutnya (Rujuk : Garis Panduan Pengurusan Terimaan Oleh Pusat Tanggungjawab, SOK/KEW/GP022/AKN). 7.9 Uruskan baki spesimen yang tidak perlu Simpan baki spesimen yang tidak digunakan. (Rujuk : AK Penyediaan, Pengawetan dan Penyimpanan Spesimen, UPM/OPR/FPV/AK13 atau, Guidelines to Specimen Storage Before and After Analysis, FPV/VLSU/G002)

7 Halaman: 7/ Buang baki spesimen yang tidak perlu. (Rujuk : Garis Panduan Pengasingan dan Pengkelasan Sisa Klinikal, SOK/OSH/GP01/SISA KLINIKAL dan Pengurusan Karkas, UPM/OPR/FPV/AK14) Kemaskini fail dan simpan satu salinan keputusan makmal Tamat.

8 Halaman: 8/9 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/FPV/PP/ (Makmal berkenaan) Specimen Submission & Request Form OPR/FPV/BR085/SSR Lab Result (salinan) OPR/FPV/BRXXX/title Laboratory Worksheet OPR/FPV/BRXXX/title 2. Buku Log Makmal FPV/VLSU/LXXX Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Makmal 5 tahun Kuasa Melupus DEKAN

9 No. Dokumen: UPM/OPR/FPV/P002 Halaman: 9/9 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD OPR(FPV)- 4/2011 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu pensijilan Mesyuarat Pengurusan Fakulti Perubatan Veterinar Kali Ke-492 Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa Dekan WP 03/01/2011 Dekan WP 15/09/2011