Nota : Stat Akademik boleh menggunakan HCMS Versi 3 untuk penyediaan SKT.

Transcription

1 TM UNIVERSITI SAINS MALAYSIA Ruj. Kami USM. 3/6 Jld. XXXll Tarikh 5 Oktober 2017 Registry 0. Departmen " it enga,1a'l Sarns l<esihatan Urnvers1ti Sarns M.!lay., 1 a I l'vlemorandum Bangunan Canselori (Chancellory Building) USM Pulau Pinang, Malaysia Tel : Pengarah Kampus/Dekan/Pengarah/ Penyelaras/Ketua Jabatan Pusat Pengajian/Pusat/Unit/Jabatan Kampus lnduk/kampus Kejuruteraan/Kampus Kesihatan/ lnstitut Perubatan dan Pergigian Termaju Laporan Penilaian Prestasi Bagi Tahun 2017 Sa ya dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas. 2. Untuk makluman YBhg. Datuk/Dato' Seri/Dato'/tuan/puan, sukacita dimaklumkan bahawa proses penilaian Laporan Penilaian Prestasi (LPP) akan bermula pada 9 Oktober 2017, khususnya kepada stat yang Pergerakan Gaji Tahunan (PGT) mereka adalah pada bulan Januari. Seperti mana yang diputuskan oleh pihak Universiti, staf akan menerima PGT pada bulan Januari 2018 tertakluk kepada LPP bagi tahun Sehubungan dengan itu, sila ambil perhatian bagi perkara-perkara berikut: 3.1 Sasaran Kerja Tahunan (SKT). Semua stat di Pusat Tanggungjawab (PT J) masing-masing dikehendaki menyediakan SKT melalui "Human Capital Management System" (HCMS) Versi 2 melalui Nota : Stat Akademik boleh menggunakan HCMS Versi 3 untuk penyediaan SKT. 3.2 Laporan Penilaian Prestasi (LPP). Format borang LPP bagi tahun 2017 untuk staf Akademik dan stat pentadbiran boleh dicapai/dicetak melalui HCMS Versi 2 bermula pada 9 Oktober Borang LPP dibahagi kepada 2 kategori iaitu: i) Gred JUSA (VU) (kertas warna ungu) ii) Gred 1-54/Gred Khas (VK) (kertas warna biru) Catatan tambahan : Pegawai Yang Dinilai (PYO) bertanggungjawab untuk membuat penilaian kendiri terhadap penglibatan aktiviti latihan yang telah dihadiri sepanjang tahun (sila rujuk muka surat ke - 2 dalam format borang LPP).

2 2 3.3 Proses Kerja. Sila ambil maklum tentang proses kerja pelaksanaan LPP seperti berikut: i) Sistem Penilaian Prestasi yang melibatkan komponen MyCPD (Lampiran I). ii) Jadual kerja proses LPP bagi tahun 2017 (Lampiran II). Lampiran II (i) : Lampiran II (ii) : Jadual kerja proses LPP bagi tahun 2017 (stat Pergerakan Gaji Tahunan pada bulan Januari). Jadual kerja proses LPP bagi tahun 2017 (staf Pergerakan Gaji Tahunan pada bulan April, Julal dan Oktober). iii) Panel Pembangunan Sumber Manusia Pusat Tanggungjawab (PPSM - PT J) (Lampiran Ill). iv) Staf Bercuti Belajar dan Bercuti Sabatikal (Lamplran IV). PT J adalah bertanggungjawab untuk memastikan staf di dalam kategori ini dimaklumi tentang tatacara LPP bagi tahun v) Pergerakan Gaji Tahunan (PGT) (Lampiran V). PGT tidak boleh diselaraskan kepada staf sekiranya gagal mengemukakan borang LPP bagi tahun 2017 pada masa yang ditetapkan oleh Universiti. vi) Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (Lampiran VI). 3.4 Dasar Pemisah (Exit Policy). Pelaksanaan dasar pemisah ini adalah merujuk kepada pegawai yang penilaian prestasi terkini berada pada tahap kurang daripada 60% pada tahun semasa. Untuk makluman YBhg. Datuk/Dato' Seri/Dato'/tuan/puan, pihak Universiti telah melaksanakan Dasar Pemisah (Exit Policy) Bagi Pegawai Yang Berprestasi Rendah Dalam Perkhidmatan Awam berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun Pelantlkan Baru/Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (tujuan pergerakan gaji tahunan bagi tahun 2018): LPP staf perlu disediakan apabila tempoh sebenar perkhidmatan staf genap enam (6) bulan selepas tarikh dilantik/kenaikan pangkat secara lantikan pada dan selepas 1Julai2017. Peratus markah keseluruhan yang diperakukan oleh Ketua Jabatan PT J dihantar kepada Sahagian Sumber Manusia, Jabatan Pendaftar bagi tujuan pengemaskinian ke dalam Sistem Prestasi selepas sistem tersebut ditutup di PTJ. PT J dimohon untuk memantau staf di dalam kategori ini yang tidak mempunyai markah LPP bagi tahun 2017 agar pergerakan gaji tahunan staf untuk tahun 2018 tidak terjejas.

3 I Taklimat Taklimat pada 9 November 2017 (Khamis) di Dewan Pembangunan Siswa 1 seperti butiran berikut: Masa. Perkara 9.00 pagi Pendaftaran staf pagi {i) Proses penilaian prestasi bagi tahun 2017 untuk Pegawai Penilai Pertama dan Pegawai Penilai Kedua oleh Dr. Musa bin Ali, Pengarah, Bahagian Sumber Manusia. (ii) Proses kemasukan markah dalam Sistem Prestasi kepada Pegawai Pentadbiran dan wakil di PTJ oleh pihak Pus at Pengetahuan, Komunikasi dan Teknologi. 4. Kerjasama daripada pihak YBhg. Datuk/Dato' Seri/Dato'/tuan/puan sangatlah diharapkan agar dapat mematuhi arahan-arahan yang telah ditetapkan supaya proses penyediaan LPP bagi tahun 2017 dapat berjalan dengan lancar. Sekian, terima kasih. (DR. MUS BIN ALI) Pengarah Bahagian Sumber Manusia ' Tel: E-mel : musa@usm.my Faks: s.k. Naib Canselor Timbalan-Timbalan Naib Canselor Pendaftar Pengarah Hospital Universiti Sains Malaysia Timbalan Pendaftar Kanan Jabatan Pendaftar, Kampus Kesihatan Timbalan Pendaftar Jabatan Pendaftar, Kampus Kejuruteraan Semua Pegawai Pentadbiran Pusat Pengajian/Pusat/Unit/Jabatan

4 JADUAL KERJA PROSES LAPORAN PENILAIAN PRESTASI (LPP) BAGI TAHUN 2017 (Stat Pergerakan Gaji Tahunan pada bulan Januari) LAMPIRAN II (I) 05/10/2017 TARIKH PROSES KERJA Memo kepada semua Ketua Jabatan bersama Jaduai Kerja. 09/10/ /11 /2017 Format Sorang LPP boieh dicapai/dicetak melalui HCMS. Pegawai Yang Dinilai (PYO) menyerah Sorang LPP kepada Pegawai Penilai Pertama (PPP). PPP meneliti, mengesahkan dan menilai butir-butir yang diisi oleh PYO serta berbincang mengenai penilaian prestasi PYO seterusnya menghantar borang LPP untuk penilaian Pegawai Penilai Kedua (PPK). PPK membuat penilaian berasaskan iaporan yang dibuat oleh PPP dan membuat ulasan secara keseluruhan. Sorang LPP yang telah lengkap dihantar kepada Ketua Jabatan. Tarikh akhir PPP/PPK menyerah semua borang LPP kepada Ketua Jabatan. Penting : Pergerakan Ga]i Tahunan (PGn pada 1 Januari Sila pastikan stat Pusat Tanggungjawab (PT J) mengemukakan LPP 2017 kepada Ketua Jabatan mengikut tarikh yang ditetapkan untuk tujuan PGT pada 1 Januari /11/2017 Taklimat pada 9 November 2017 (Khamis), jam 9.00 pagi di Dewan Pembangunan Siswa 1. (i) Proses penilaian prestasi bagi tahun 2017 untuk PPP dan PPK oleh Dr. Musa bin Ali, Pengarah, Sahagian Sumber Manusia. (ii) Proses kemasukan markah dalam Sistem Prestasi kepada Pegawai Pentadbiran dan wakil di PT J oleh pihak Pusat Pengetahuan, Komunikasi dan Teknologi. 15/11/ /11/2017 Aktiviti kemasukan markah penilaian prestasi dalam Sistem Prestasi diaktifkan secara "on-line". 04/12/ /12/2017 Sistem Emolumen Stat (SES) pada 1 Januari 2018 dijana oleh pihak Pusat Pengetahuan, Komunikasi dan Teknologi bagi tujuan semakan untuk ketepatan data gaji stat oleh Sahagian Sumber Manusia (SSM), Jabatan Pendaftar. 06/12/ /12/2017 Bagi PT J yang terlibat di bawah transformasl BSM (PGT pada 1 Januari 2018) : 06/12/2017 disemak. 22/12/2017 Senarai PGT stat dicetak melalui SES dan SES PT J akan ditutup.

5 LAMPIRAN II (ii) JADUAL KERJA PROSES LAPORAN PENILAIAN PRESTASI (LPP) BAGI TAHUN 2017 (Staf Pergerakan Gaji Tahunan pada bulan April, Julal dan Oktober) 05/10/2017 TARIKK PROSES KERJA Memo kepada semua Ketua Jabatan bersama Jadual Kerja. 09/10/ /01/2018 Format Borang LPP boleh dicapai/dicetak melalui HCMS. Pegawai Yang Dinilai (PYD) menyerah Borang LPP kepada Pegawai Penilai Pertarna (PPP). PPP meneliti, mengesahkan dan menilai butir-butir yang diisi oleh PYD serta berbincang mengenai penilaian prestasi PYD seterusnya rnenghantar borang LPP untuk penilaian Pegawai Penilai Kedua (PPK). PPK membuat penilaian berasaskan laporan yang dibuat oleh PPP dan rnembuat ulasan secara keseluruhan. Borang LPP yang telah lengkap dihantar kepada Ketua Jabatan. Tarikh akhir PPP/PPK menyerah semua borang LPP kepada Ketua Jabatan. Penting : Pergerakan Gajl Tahunan (PGT) pada 1 Januarl Slla pastikan stat Pusat Tanggungjawab (PT J) mengemukakan LPP 2017 kepada Ketua Jabatan menglkut tarikh yang ditetapkan untuk tujuan PGT pada 1 Januari /11 /2017 Taklimat pada 9 November 2017 (Khamis), jam 9.00 pagi di Dewan Pembangunan Siswa 1. (i) Proses penilaian prestasi bagi tahun 2017 untuk PPP dan PPK oleh Dr. Musa bin Ali, Pengarah, Sahagian Surnber Manusia. (ii) Proses kemasukan rnarkah dalam Sistem Prestasi kepada Pegawai Pentadbiran dan wakil di PT J oleh pihak Pusat Pengetahuan, Komunikasi dan Teknologi. 05/01/2018 Lampiran untuk pembahagian kuota 8 peratus Anugerah Perkhidrnatan Cemerlang (APC) bagi tahun 2017 mengikut PT J dikemukakan kepada Ketua Jabatan. 10/01 / /01 /2018 Aktiviti kemasukan markah penilaian prestasi dalam Sistem Prestasi diaktifkan secara "on-line".

6 I ' TARIKH "',. '~- PROSES KERJA 10/01/2018 Peratusan mata CPD tahun 2017 diaktifkan ke dalam Format A PTJ (Jadual Markah Keseluruhan LPP Tahunan Bagi Tahun 2017) dan cetakan kepada Format A PT J boleh dilaksanakan. Cetakan 'on-line' muka surat 1 Borang LPP diaktitkan (perlu dilampirkan di borang LPP stat - peratusan mata CPD). 10/01/ /01/2018 Panel Pembangunan Sumber Manusia - Pusat Tanggungjawab bersidang (Perakuan Markah LPP 2017 dan pencalonan APC). 01/02/2018 Tarikh akhir Laporan Penilaian Prestasi (Format 'A') dihantar ke Sahagian Sumber Manusia, Jabatan Pend attar (mengikut kampus). Borang LPP dan SKT perlu melampirkan 2 kategori staf berikut: stat yang diperakukan APC. stat yang mendapat markah LPP di bawah 60%. 6 Mac 2018 Panel Pembangunan Sumber Manusia - Peringkat Universiti bersidang (Perakuan Markah LPP 2017 dan APC di PT J).

7 LAMPIRAN Ill PANELPEMBANGUNANSUMBERMANUS~ PUSAT TANGGUNGJAWAB (PPSM - PTJ) (a) Pegawai Penilai Takrit Pegawai Penilai Pertama (PPP) dan Pegawai Penilai Kedua (PPK) adalah seperti berikut: (i) (ii) PPP ialah pegawai atasan atau penyelia yang terdekat kepada Pegawai Yang Dinilai (PYO) dan mempunyai hubungan kerja secara langsung atau yang mengawasi kerjanya; dan PPK ialah pegawai atasan yang terdekat kepada PPP dan mempunyai hubungan kerja dengan PYO. Jika hanya terdapat satu peringkat penyeliaan, maka penilaian bolehlah dibuat oleh PPP sahaja. (b) Penilaian (i) (ii) (iii) (iv) (v) Setiap penilaian hendaklah berdasarkan kepada pencapaian kerja sebenar seperti yang ditetapkan dalam Sasaran Kerja Tahunan (SKT) di awal tahun dan kajian semula pertengahantahun. PPP dan PPK dinasihatkan supaya betul-betul pasti tentang markah yang diberi kepada staf masing-masing berdasarkan petunjuk prestasi bagi setiap aktiviti/projek yang dijadikan asas pencapaian kerja setiap pegawai di bawah penyeliaan masingmasing. Sekiranya terdapat perbezaan yang ketara dalam pemarkahan antara PPP dan PPK untuk seseorang stat, Ketua Jabatan perlu mengenal pasti masalah yang timbul supaya stat diberi penilaian prestasi yang objektif, adil dan telus. Semua borang LPP yang telah lengkap hendaklah diserahkan kepada Ketua Jabatan supaya Ketua Jabatan masing-masing dapat mengetahui prestasi sebenar stat di bawah pentadbirannya. Borang LPP hendaklah disimpan di PT J masing-masing. Staf hendaklah dlmaklumkan tentang prestasi sebenar yang dicapai dan diberi peluang untuk memperbalkl prestasl sepanjang tahun dlnllal.

8 LAMPIRAN IV STAF BERCUTI BELAJAR DAN BERCUTI SABATIKAL 1) Stat yang sedang Cuti Bel ajar di bawah Cu1i Bel ajar Stat Kumpulan Pengurusan & Protesional (Pentadbiran) & Stat Kumpulan Pelaksana atau Cuti Belajar di bawah Rancangan Pendidikan Tinggi Kakitangan Akademik dikehendaki mengemukakan Borang Laporan Penilaian Prestasi (LPP) Cuti Belajar ('Study Leave Performance Form') seperti jadual berikut: SH Tempoh Pengajian. Borang LPP Yang Perlu Dial 1. Tempoh pengajian kurang 6 bulan Perlu menglsi borang SKT & LPP dalam HCMS melalui pada tahun penilaian LPP Campus Online dan dinilai oleh Ketua Jabatan di USM b!l12s:{lcam guson line.usm.myj_ 2. Tempoh pengajian melebihi 6 bulan Perlu mengemukakan borang Borang LPP Cuti Belajar dan ke atas pada tahun penilaian ('Study Leave Performance Form') sebelum atau pada 20 LPP. Januari setjag tahun dan dinilai oleh Penyelia Kursus di (untuk tujuan Pergerakan Gaji tempat pengajian tuan/puan: Tahunan (PGT) berikutnya) Contoh: (i) Stat PGT bulan Januari. LPP tahun 2017 ada/ah untuk PGT tahun (ii) Stat PGT bulan April, Juiai dan Oktober. 2) Stat yang sedang bercuti sabatikal bagi tahun 2017, pengisian borang LPP adalah di bawah tanggungjawab PT J masing-masing dan stat dikehendaki mengisi borang SKT & LPP daiam HCMS melalui Campus Online dan dinllai oleh Ketua Jabatan. httgs:l/camgusonline.usm.my/

9 LAMPIRAN V PERGERAKAN GAJI T AHUNAN Pergerakan Gaji Tahunan (PGT) bagi tahun 2018 tidak akan dilaksanakan sekiranya pihak Universiti tidak menerima perakuan markah Laporan Penilaian Prestasi (LPP} stat bagi tahun Merujuk kepada surat Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia bil. JPA (S} (K) 233/59 ( 55 } bertarikh 27 September 2004 yang menyatakan bahawa: "Pegawai yang tidak mengemukakan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LPPT) merupakan satu kesalahan yang boleh diambil tindakan tatatertib kerana tidak bertanggungjawab dan ingkar perintah di bawah peraturan 3 (2)(g) dan 3 (2)(i), Jadual Kedua, (Seksyen 5), Sahagian II, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605), iaitu 'tidak bertanggungjawab' dan 'ingkar perintah atau berkelakuan dengan apa-apa cara yang boleh ditafsirkan dengan munasabah sebagai ingkar perintah'". Dalam hal ini, sila ambil maklum bahawa PGT bagi tahun 2018 tidak boleh diselaraskan kepada staf sekiranya staf gagal mengemukakan borang LPP 2017 pada masa yang dltetapkan oleh Universiti atas alasan ingkar perintah. Tarikh akhir yang telah ditetapkan oleh pihak Universiti untuk staf mengemukakan LPP kepada Ketua Jabatan adalah pada 1 Februari Perkara ini adalah selaras dengan keputusan Mesyuarat Panel Khas Prestasi Peringkat Universiti pada 5 Mei Waiau bagaimanapun, keputusan ini tidak terpakai bagi kes pelantikan baru dalam tahun Dalam hal ini, Ketua Jabatan di Pusat Tanggungjawab adalah diminta untuk memastikan staf mengemukakan LPP 2017 kepada Ketua Jabatan mengikut tarikh yang ditetapkan agar PGT staf bagi tahun 2018 tidak terjejas.

10 LAMPIRANVI ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) diberi berdasarkan kepada Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun Pencalonan APC adalah mengikut susunan pemarkahan tertinggi (mengikut susunan merit). Sekiranya Panel Pembangunan Sumber Manusia - Pusat Tanggungjawab (PPSM - PT J) ingin memperakukan pencalonan APC dengan tidak mengikuti susunan pemarkahan tertinggi, sila kemukakan justitikasi pencalonan tersebut kepada Sahagian Sumber Manusia, Jabatan Pendaftar untuk pertimbangan Panel Pembangunan Sumber Manusia Peringkat Universiti (PPSMPU). Dasar dan kaedah pemberian APC adalah seperti berikut: (i) Kelayakan : stat yang dilantik secara tetap, sementara atau kontrak (kontrak berwaran). telah genap satu (1) tahun perkhidmatan bagi tahun penilaian \ telah disahkan dalam jawatan {keputusan PPSMPU pada 29 Februari 2012) dalam tempoh tahun yang dinilai. (ii) Asas Penilaian : pemilihan berpandukan markah yang diperolehi dalam tahun penilaian 2017 serta mendapat markah 85 peratus dan ke atas. pemilihan berasaskan sumbangan stat kepada organisasi, Perkhidmatan Awam, komuniti, daerah, negeri, negara dan peringkat antarabangsa. pihak Universiti menyarankan agar PPSM - PT J mengambilkira taktor persaraan. Mereka yang akan bersara harus diberi keutamaan semasa pencalonan dengan memenuhi syarat-syarat di atas. (iii) Bilanqan Penerima : bilangan penerima APC bagi setiap PT J tidak boleh meleblhi 8 peratus daripada jumlah stat yang sedang berkhidmat pada 31 Disember Waiau bagaimanapun, had maksimum ini tidak semestinya dipenuhi jika jumlah stat yang layak tidak mencukupi. lampiran untuk pembahagian kuota 8 peratus APC mengikut PT J akan dikemukakan kepada Ketua Jabatan pada 5 Januari (iv) lnsentit dan Hadiah: Sijil Perkhidmatan Cemerlang; Sijil Simpanan Premium bernilai RM 1,000.00; peluang dan keutamaan untuk memajukan kerjaya seperti menghadiri kursus, seminar atau persidangan yang boleh menyumbang kepada peningkatan prestasi kerja; peluang dan keutamaan bagi pencalonan untuk menerima pingat, bintang dan darjah kebesaran Persekutuan dan negeri; dan